워드프로세스 1장 한번에 정리

워드프로세스 관련 용어

보일러 플레이트 : 작성 중인 문서 내에 머리말, 꼬리말, 주석 같은 것을 표시하기 위해 따로 설정한 구역.

그래드 : 문단의 각 행중에 오른쪽 끝이 정렬되지 않은 상태.

클립보드 : 버퍼와 같은 기능을 수행하는 것으로 임시 기억장소.

캡션 : 문서에 포함되는 그림이나 표를 설명하는 제목 또는 내용을 말하며, 위, 아래, 왼쪽, 오른쪽 등에 위치시킬 수 있다.

스타일 : 자주 사용하는 글자 모양, 문단 모양 등의 서식을 미리 만들어 놓고 필요할 때 한꺼번에 적용하는 기능.

사용구 : 자주 쓰이는 문자열을 따로 등록해 놓았다가, 필요할 때 등록한 준말을 입력하면 본말 전체가 입력되도록 하는 기능.

매크로 : 사용자가 입력하는 일련의 키보드 또는 마우스 동작을 보관했다가 그대로 재생해 내는 기능.

미주 : 문서의 내용을 설명하거 인용한 원문의 제목을 알려주는 보충 구절로 문서의 맨 마지막에 표시하는 기능.

 

워드프레스의 특징

: 문서의 편집 기능을 가진 소프트웨어로 손쉽게 다양한 형태의 문서를 만들 수 있다.

: 워드프로세서로 작성된 문서는 쉽게 변경할 수 있으므로 문서 보안에 주의해야 된다.

: 인터넷을 이용하여 문서를 전송할 수 있어 쉽게 공유 할 수 있다.

: 작성된 문서의 보존 및 검색이 유리하다.

: 문서의 통일성과 체계를 갖출 수 있다.

 

워드프레스 OLE(Object Linking and Embeding)

: 다른 여러 응용 프로그램에서 작성된 문자나 그림 등의 개체를 작성중인 현재 문서에 연결하거나 삽입하는 기능을 말한다.

: 그림을 연결하여 넣은 경우 문서에 삽입된 그림의 내용을 변경하면 원본 파일의 그림도 변경된다.

: 삽입된 개체를 더블 클릭하면 개체에 연결된 기본 프로그램이 실행된다.

: 연결하여 문서에 삽입을 하면 그림을 복사하여 붙여넣기를 했을 때 원본 파일을 삭제하면 같이 삭제된다.

 

워드프로세서의 출력기능

: 특정 페이지를 지정하여 인쇄할 수 있다.

: 작성된 문서를 팩스로 보낼 수 있다.

: 작성한 문서를 전자 메일로 보낼 수 있다.

: 문서 편집 시 설정한 용지 크기는 인쇄 시 크기를 변경하여 출력할 수 있다.

 

워드프로세서의 저장기능

: 저장된 파일 형태에 따라 확장자가 달라진다.

: 저장 기능은 주기억 장치에서 작성중인 문서의 내용을 보조 기억 장치에 저장하는 것이다.

: 서식 있는 문자열(*.rtf)로 저장하면 다른 워드프로세서와 호환이 용이하다.

: 자동 저장 파일(*.bak)은 모두 텍스트 파일로 저장되지 않는다.

 

워드프로세서 바꾸기 기능

: 블록을 지정한 영역에서도 찾기가 가능하며, 커서의 위치를 기준으로 찾을 방향을 지정할 수 있다.

: 사용자가 정희해 놓은 스타일을 적용하여 찾기나 바꾸기를 할 수 있다.

: 문서 내에서 특정 문자를 찾기를 하여 크기, 서체, 속성 등을 바꿀 수 있다.

: 찾기 기능을 수행하면 문서의 크기에 영향을 주지 않는다.

 

워드프레스 매크로

: 작성한 매크로는 별도의 파일로 저장할 수 있으며, 편집이 가능하다.

: 동일한 내용의 반복 입력이나 도형, 문단형식, 서식 등을 여러 곳에 반복 적용할 때 유용하다

: 키보드 입력을 기억하는 ‘키 매크로’와 마우스 동작을 포함한 사용자의 모든 동작을 기억하는 ‘스크립트 매크로’가 있다.

: 자주 사용하는 어휘나 도형 등을 약어로 등록하여 필요할 때, 약어만 호출하여 같은 내용을 반복해서 사용할 수 없다.

 

워드프레스 차트

: 차트는 자료의 변화를 한 눈에 알아보기 쉽게 그래프 형식으로 제공하는 기능이다.

: 데이터 전체를 선택하거나 데이터릐 일부분만 셀 블록으로 설정하여 차트를 만들 수 있다.

: 2차원 차트와 3차원 차트가 있다.

: 원형 차트는 두 개의 데이터 개열을 나타낼 수 없다.

 

워드프로세서에서 낱장용지

: 낱장 인쇄용지 중 크기가 가장큰 용지는 A1이다.

: 낱장 인쇄용지의 가로 : 세로의 비율은 1:2 이다.

: B4는 A4보다 크기가 2배 크다.

: 낱장 용지의 규격은 전지의 종류와 전지를 분할한 횟수를 사용하여 표시하지 않는다.

  

영역 이동, 영역 복사

: 여러번 붙이기 수행이 가능하다

: 클립보드를 사용한다.

 

한글코드

완성형 한글코드

: 정보교환용으로 사용되며, 코드가 없는 문자는 사용할 수 없다.

: 한글코드는 16비트로 한글이나 한자를 표현하며, 완성된 글자마다 코드값을 부여해서 기억공간을 많이 차지한다.

 

조합형 한글코드

: 초성, 중성, 종성을 표시하는 원리로 국제규격과 완전한 호환은 불가능하다.

 

유니코드

: 각 국에서 사용중인 코드의 1문자당 값을 16비트로 통일하여 사용한다.

: 외국 소프트웨어의 한글화가 쉽고, 모든 문자를 2바이트로 표현한다.

: 전 세계 모든 문자의 표현이 가능하다.

: 완성형과 조합형을 동시에 사용할 수 있다.

: 정보 통신망을 이용한 정보 교환 시 데이터 충돌이 일어나지 않는다.

 

전자책 보호기술

DOI(Digital Object Identifier) : 인터넷 위의 모든 지적 재산물을 관리하며, 지적재산 권리보유자와 이용자를 연결해준다. 또한 디지털 정보의 전자상거래 절차에서 필수 요소 및 자동 저작권 관리의 실현이 가능하다.

 

전자도서 개념 및 특징

: 대량의 내용을 보다 빠르게 검색할 수 있다.

 

전자책

: 저작물의 내용을 디지털 형태로 가공하여 전자 단말기를 통하여 볼 수 있는 출판물이다.

: 전자책은 일반적으로 메모, 줄긋기, 검색 기능을 지원한다.

: 전자책 파일의 형태를 유, 무선 통신망을 이용하여 전송할 수 있다.

 

전자출판 용어

컨닝 : 글자와 글자 사이의 간격을 미세하게 조정하는 작업.

워터마크 : 기관의 로고 등을 문서의 배경으로 희미하게 표시하는 기법

 

전자출판의 특징

: 개인용 컴퓨터를 이용하여 출판의 전 과정이 가능하다.

: 위지윅방식으로 편집 과정을 핀집자가 의도한 대로 구현이 가능하다.

: 문자뿐만 아니라 소리, 그림, 애니메이션 등의 복합적인 표현이 가능하다.

: 다영한 글꼴을 지원하지만, 아날로그 방식의 문자를 저장할 수 없다.

 

공문서 작성법

: 사무관리 규정에 따라 공문서는 한글 맞춤법에 맞게 가로로 작성한다.

: 숫자는 아리비아 숫자로 가로로 표기한다.

: 문서는 쉽고 간결하게 되도록 한글로 작성한다.

: 시간은 24시간제에 따라 숫자로 표기하되 시, 분의 글자는 생략하고 세미콜론으로 표시하면 안된다.

 

 

공문서 처리의 원칙

: 문서는 권한이 있는 사람에 의해 작성되고 처리되어야한다.

: 사무 분장에 따라 각자의 직무 범위 내에서 책임을 가지고 처리해야 한다.

: 문서는 일정한 요건과 형식을 갖추어야 한다.

: 문서는 신중한 업무처리를 위해 당일보다는 기한에 여유를 두고 천천히 처리하면 안 된다.

 

문서관리

- 접수문서 : 외부로부터 접수된 문서

- 공람문서 : 배포문서 중 여러 사람이 돌려보는 문서

- 배포문서 : 접수문서를 문서과가 배포절차에 의해 처리과로 배포하는 문서

 

문서관리 원칙

- 정확성 : 문서를 옮겨 적거나 다시 기재하는 것을 줄이고, 복사해서 사용한다.

- 용이성 : 문서를 쉽게 작성하고, 판단 사무를 작업 사무화한다.

- 경제성 : 문서의 집중 관리 및 처리를 통하여 경비를 절약한다.

 

문서 작성법 및 맞춤법

: 한글 자모의 수는 24자이다.

: 문장의 각 단어는 띄어 씀을 원칙으로 한다.

: 조사는 그 앞말에 붙여 쓴다.

: 의존 명사는 띄어 쓴다.

: 단음절로 된 단어가 연이어 나타날 경우에는 붙여 쓸 수 있다.

: 외래어는 특별한 원칙 없이 발음 나는 대로 쓰면 안 된다.

: 수를 한글로 적을 경우에는 천 단위로 띄어 쓰면 안된다.

 

연락문서 

: 조회문서, 회답문서, 통지서

 

교섭/ 협의문 

: 특정 시안에 대하여 상호간 합의를 이끌어 내기 위한 문서로, 상대방을 설득하기 위해 사안에 대해 구체적이고 논리 정연한 의견을 제시한다.

 

문서작성시 유의사항

: 제목은 제목만 보고도 쉽게 문서의 성격과 내용을 알 수 있도록 작성한다.

: 목적이 있는 사외문서라 하더라도 인사말부터 시작하는 것이 기본적인 예의이다.

: 기안문 작성시 하나의 항목만 있을 경우 항목 구분을 할 필요가 없으므로 번호를 기재하지 않는다.

: 사무관리규정에 의해 공문서는 한글 맞춤법에 따라 세로로 작성하지 않는다.

 

사외문서의 서식 구성

: 두문에는 수신자명, 발신자명, 문서번호, 발신연월일을 기재한다.

: 본문은 제목과 말하고자 하는 주된 내용을 나타낸다.

: 결문에는 추신을 기재할 수 있다.

: 본문의 마지막 부분은 첨부물이 있을 경우 첨부물에 대한 안내와 인사로 마무리 하지 않는다.

 

보고서 작성시 유의사항

: 읽는 사람의 요청이나 기대에 맞춘 보고서를 작성해야한다.

: 사실과 의견을 명확하게 구분하여 작성한다.

: 표와 그림 등으로 시각적인 효과를 나타내어 설득력 높이게 작성한다.

: 각 시안별로 문장을 나누어 소항목에서 대항목으로 적진적으로 작성하면 안된다.

 

사내 문서의 구성

: 발신연월일은 문서 상단 오른쪽에 표시하고 년, 월, 일을 생략할 경우 마침표(.)로 구분한다.

: 수신자명에는 문서를 받아볼 상대방으로 직위와 성명을 표시한다.

: 문서 번호는 다른 문서와 구별되는 표시로 문서의 왼쪽 상단에 표시한다.

: 본문은 발신자명, 제목, 주문, 추신 등으로 구성되면 안된다.

 

논리구조

연역법 : 대전제, 소전제, 결론으로 논리를 구성하여 설명한다.

ex) 바퀴가 2개인 차는 이륜차이다 > 오토바이는 바퀴가 2개인 차이다 > 그러므로 오토바이는 이륜차이다.

 

교정부호 작성법

: 정해진 교정 부호를 사용해야 한다.

: 의미가 명확히 전달되도록 가지런히 표기한다.

: 교정 부호나 글자는 명확하고, 간략하게 표기한다.

: 표기하는 색깔은 반드시 원고의 색과 다른색으로 눈에 잘 띄는 색으로 표기한다.

: 교정 보후가 부득이 겹칠 경우에는 겹치는 각도를 최대한 작게 하지 않는다.

 

교정기호와 함께 사용하는 교정 지시어

: 순서 바꾸기

: 대문자로

: 자간, 행간 넓히기

 

문서관리 과정

- 문저의 편철 : 문서처리가 완결되면, 차후 활용할 가치가 있는 문서를 묶어서 문서철을 만든다.

- 문서의 보관 : 각 서류 처리과에서 문서처리 즉시 문서분류법에 따라 분류하고 보존하며 보존 기간 계산의 기산일은 기록물 생산년도부터이다.

- 문서의 폐기 : 보존기간이 완료된 문서를 일괄 폐기한다.

 

문서관리 원칙

신속성 : 문서를 착오 없이 올바르게 처리하기 위한 것.

 

문서 관리의 표준화

: 문서의 발송 및 수신에 관한 수발 사무의 표준화

: 문서의 보존, 이관, 폐기 등의 표준화

: 문서의 분류방법, 분류번호, 분류체계, 관리방법의 표준화

 

회사관련 문서들을 회사명에 따라 명칭별 파일링하는 방법

: 상지설비 > 상징물산 > 선일기업 > 신우무역 > 신우상사

 

파일링 절차

: 문서구분 > 문서분류 > 문서보관 > 문서이관 > 문서보존 > 문서폐기

 

문서 파일링 장점

: 단순하고 처리가 빠르다.

: 가이드나 폴더 배열 방식이 용이하다.

: 다양한 서류 처리가 용이하다.

: 보안이나 기밀 유지가 유용하지는 않다.

 

주제별 파일링 방법

: 품목, 물건, 사업 활동이나 기능 등의 명칭을 표제로 사용한다.

 

전자문서관리시스템

: 신속한 문서 조회 및 검색이 가능해서 생산성을 향상 시킬 수 있다.

: 문서를 보관할 장소가 획기적으로 줄어들어서 사무환경을 쾌적하게 조성할 수 있다.

: 조건검색을 통해서 필요한 문서를 손쉽게 제공받을 수 있어서 노력을 줄일 수 있다.

: 텍스트 문서를 이미지나 영성과는 별개로 관리하여 문서 고유의 특성에 맞춘 관리가 불가능하다.

 

전자결제 시스템

: 문서양식을 단순화하여 업무 효율성을 높일 수 있다.

: 문서작성과 유통의 표준화로 업무 생산성을 향상시킬 수 있다.

: 실명제로 인한 사무 처리의 신중성을 제고시켜준다.

: 전자 결재가 끝난 문서는 출력하여 따로 편철하지 않는다.

: 결재시 필요한 시간을 줄여 준다.

: 업무 흐름도에 따라 결재 파일을 결재 경로에 따라 자동으로 넘겨준다.

: 문서를 재가공해서 사용도 가능하다.

 

전자 문서 관리

: 전자 문서는 검토자, 협조자 및 결재권자가 동시에 염람할 수 있다.

: 전자 문서의 결재권자는 전자 문서를 열함한 후에 서명란에 서명한다.

: 전자 문서는 종이 보관의 이관시기와 동일하게 전자적으로 이관한다.

: 전자 문서의 공유를 위하여 모든 구성원이 문서 접근이 허용은 안 된다.

 

공문서의 기안 및 업무 관리

: 문서의 기안은 전자 문서로 하는 것을 원칙으로 한다.

: 수신한 종이문서를 수정하여 기안하는 경우에는 수신한 문서의 글자 색과 다른 색으로 수정한다.

: 각종 증명 발급, 회의록 및 단순 사실을 기록한 문서인 경우에는 발의자와 보고자 표시를 생략한다.

: 행정편람은 부서별로 작성하며, 업무의 처리 절차 및 흐름도, 소관 보존 문서 현황 등을 포함하여지 말아야한다.

 

공문서 내용 표기

: 날짜를 표기할 때에는 숫자로 표기하되 연월일의 글자는 생락하고, 그 자리에 온점을 찍어 구분한다.

: 시간을 표기할 때 에는 24시각제에 따라 숫자로 표기한다.

: 숫자를 표기할 때에는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자로 표기한다.

: 금액을 표기할 때에는 한글로 숫자를 표기하고, 괄호 안에 아라비아 숫자로 기재하지 않는다.

 

공문서 항목 구분 시 첫째 항목

: 1., 2., 3., 으로 표기 한다.

 

공문서 구성의 결문

: 시행일자, 협조자, 발신기관 주소 가 들어가지만 붙임(첨부)는 들어가지 않는다.

 

공문서의 ‘끝’에 대한 성명

: 첨부물 없이 본문이 끝났을 경우 - 본문 내용의 마지막 글자에 한 글자 띄우고 ‘끝’을 표시한다.

: 첨부물이 있을 경우 - 본문의 내용이 끝난 줄 다음에 ‘붙임’ 표시 및 첨부물의 명칭과 수량을 기재한다.

: 본문 또는 붙임에 적은 사항이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우 - 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 ‘끝’표시를 한다.

: 본문이 표 형식으로 끝났을 경우 - 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸에 ‘빈칸’으로 표시하지 않는다.